Vacature

Projectleider (salaris- en personeelsadministratie & HR-processen) - 24 uren per week - Wij Groningen - 12 maanden - ZZP

De opdrachtgever

Voor Wij Groningen zoekt Mast Nederland een zzp Projectleider. Reageren op deze vacature kan tot 03 december 2024 om 15:00 uur.

freelance / zzp / interim opdracht met de volgende kenmerken:
Van 18-12-2024 t/m 18-12-2025 | Optie verlenging: 2 x 3 maanden | Standplaats: Groningen | Dienstverlening & Facilitair | Uren: 24 per week | Als zzp topper aan de slag via Mast Nederland? Welkom! De tariefrange voor deze opdracht is: € 72,50 – € 100,= bruto per uur, inclusief ALLE kosten, exclusief BTW, dat geldt voor de gehele opdracht duur inclusief eventuele verlengingen. De opdrachtgever weegt het tarief nadrukkelijk wel mee in de beoordeling.

De reden van inhuur voor deze opdracht: De inhuur is nodig vanwege de specifieke expertise op het gebied van de operationele uitvoering van bovenstaande opdracht. Deze expertise is intern niet aanwezig bij de opdrachtgever.

Functiebeschrijving

WIJ Groningen
Wij Groningen adviseert en ondersteunt mensen in de gemeente Groningen om zelf grip te krijgen en te houden op hun leven. Als het kan met hulp van familie en vrienden zo dichtbij mogelijk. We stimuleren dat inwoners hun talenten en mogelijkheden benutten en we versterken de sociale samenhang in de wijken.

We verzorgen de indicaties voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet. Onze medewerkers ondersteunen inwoners bij het regie voeren over de zorg en ondersteuning die zij krijgen.
Onze buurt-, opbouw- en jeugdwerkers werken in de wijken en buurten samen met groepen inwoners, sociale netwerken en met andere organisaties. Zij verbinden inwoners en netwerken met elkaar.

Kandidaatomschrijving - Functietaken

Het effectiever inrichten van onze salaris- en personeelsadministratie en HR-processen. Doelen en resultaten na 1 jaar zijn o.a.:

• De salaris- en personeelsadministratie en HR-processen zijn duurzaam ingericht en optimaal afgestemd op onze systemen, financiële administratie en visie van de organisatie;
  
• Er is voldoende kennis binnen de organisatie geborgd om deze processen voort te zetten: de kennis van de AFAS-functionaliteit is voldoende aanwezig en belegd bij de personeelsadministratie en functioneel beheer en het management (staf) heeft voldoende kennis van de administratieve processen om er leiding aan te geven;
  
• Medewerkers signaleren tijdig knelpunten volgens een geborgd (beheer)proces, waarbij de oplossing zoveel mogelijk aansluit bij de standaard;
  
• Constructieve samenwerking rondom AFAS tussen FA, SA, PA en FB;
  
• Er is rolduidelijkheid in het administratieve proces (LG,MDWS, FA, SA, PA);
  
• Autorisatiestructuur is ingericht conform bevoegdheden;
  
• De continuïteit van de salarisadministratie is geborgd;
  
• Alle administratie is juist, tijdig en volledig;
  
• Alle relevante informatie is juist, tijdig en volledig beschikbaar;
  
• Er doet zich een minimaal aantal onverwachte problemen voor op salaris en personeelsadministratie gebied;.
  
• De cao sociaal werk wordt volledig ondersteund door de software en het beleid.
  

Kandidaatomschrijving
Taken en verantwoordelijkheden kandidaat
De onderliggende opdracht voor de kandidaat betreft:
§ Opstellen en uitvoeren van een plan
Voor het optimaliseren van de salaris- en personeelsadministratie en HR-processen, waarbij deze volledig aansluiten op onze financiële administratie en passen bij de visie van de organisatie. Daarbij hoort ook dat onze processen optimaal ondersteund worden door onze systemen.
§ Samenwerken met interne en externe partijen
Zorgdragen voor samenwerking, afstemming en om (technische) expertise in te brengen. Intensief samenwerken met collega’s die werkzaam zijn in deze processen en zorgdragen voor onderlinge verbindingen.
§ Borgen van kennis en processen
Kennis van onze HR-processen in de organisatie borgen en beleggen op alle niveaus in de organisatie.
§ Evalueren en rapporteren
Nauw samenwerken met en rapporteren aan het management van Bedrijfsvoering & HR (opdrachtgever) over de duurzame inrichting, inclusief een voorstel voor de verdere borging.

Interviewplanning: De datum van de interviews is 9 december. De uitnodigingen voor de interviews zullen worden verstuurd op 6 december 2024.
Toelichting op rooster: Op locatie werken in verband met nauwe samenwerking, incidenteel thuiswerken.

Functie-eisen

CV eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands opgesteld en maximaal 5 pagina’s A4, tenzij hieronder anders aangegeven.

Toelichting op eisen en wensen: Als je 100% aan de eisen voldoet, zet dat dan ook helder in je CV om afwijzing in de papieren ronde te voorkomen. Voldoe je (op CV) niet aan de eisen, dan zal de opdrachtgever je aanbieding namelijk afwijzen. Met de wensen zijn punten te verdienen om hoger in de ranking te komen. Zorg ook hier dat deze helder in je CV terug te vinden zijn:

Eisen (Knock-Out – Vermeldt dit dus helder in je CV als je voldoet)
Jij herkent jezelf (en voldoet aan het gestelde) in de kandidaatsomschrijving en functiebeschrijving, kan deze opdracht uitvoeren en weet ons hiervan te overtuigen middels je in je CV beschreven ervaringen en opleidingen, aangevuld met je onderbouwing in je motivatiebrief.

Tariefstelling: Een binnen de tariefrange passend (of op genoemde salarisschalen afgestemd) uurtarief.
CV eisen: Voeg een CV toe van maximaal 5A4. Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Benoem en beschrijf concreet in uw CV de relevante ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis(en) voldoet. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum en beschrijving van de werkzaamheden te zijn vermeld.

Uit het CV blijkt:
Diploma op HBO-niveau
Opleidingen en/of trainingen op het gebied van AFAS
Opleidingen en/of trainingen op het gebied van projectmanagement Praktijkdiploma Loonadministratie
Senioriteit en ervaring met het begeleiden van projecten op het gebied van de inrichting en optimalisatie van salaris- en personeelsadministratie en HR-processen
Ruime kennis van en ervaring met het AFAS-systeem op het gebied van HR, salarisadministratie en financiën
Ruime kennis van en ervaring met salaris- en loonadministratie, inclusief fiscale wet- en regelgeving
Ruime kennis van en ervaring met het analyseren en optimaliseren van administratieve processen vanuit een integraal perspectief
Ruime ervaring met het coachen/aansturen van medewerkers
Uitstekende projectmanagement- en coördinatievaardigheden
Het vermogen om draagvlak en verbindingen te creëren
Daadkracht en visie om snel te schakelen en duurzame oplossingen te realiseren Gevraagde ervaring is minimaal 8 jaar ervaring. Ervaringen zijn minimaal 1 jaar geleden opgedaan.
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Benoem en beschrijf concreet in uw CV de relevante ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis(en) voldoet. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum en beschrijving van de werkzaamheden te zijn vermeld.

Wensen – Hoe beter je hier aan voldoet, des te hoger je kansen, zorg dus dat als je hieraan voldoet, het in je CV beschreven staat.
Beschrijf in een korte motivatie (max 1 A4) je aanpak van een opdracht van vergelijkbare aard en benoem daarin concreet behaalde resultaten. Ga in op de eisen en wensen.

Scoor jij 100% op de specifieke wensen? Dan maak je meer kans:
Tariefstelling: Een concurrerend uurtarief. Het uurtarief wordt mee gewogen in de beoordeling.
Weging prijsdeel: 20 %

CV. Ga hierbij specifiek in op de gevraagde eisen.
De mate waarin de werkervaring van de kandidaat aansluit bij de opdracht.
De mate waarin de genoten opleiding(en) aansluit(en) bij het gevraagde functieprofiel.
De CV van kandidaat sluit uitstekend aan (50%)
De CV van kandidaat sluit goed aan (25%)
De CV van kandidaat sluit voldoende aan (0%)
De CV van kandidaat is onvolledig en sluit niet aan bij onze uitvraag (knock-out)
Weging: 55 %

Interview
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
1.Organisatiesensitiviteit
Heeft zicht op de wijze waarop de verschillende werkprocessen van de verschillende afdelingen op elkaar aansluiten en elkaar beïnvloeden. Onderkent de gevolgen van veranderingsprocessen voor de totale organisatie, de mensen, de werkprocessen en de relaties met opdrachtgevers en klanten
2. Voortgangscontrole
Bewaakt de feitelijke voortgang op hoofdlijnen zonder relevante details over het hoofd te zien. Beoordeelt de voortgang van de werkzaamheden vanuit verschillende invalshoeken, zoals kosten, tempo, kwaliteit, inzet en mensen. Hanteert administratieve procedures (of een vaste systematiek) ter controle van de voortgang van werkzaamheden
3. Overtuigingskracht
Is op voorhand op de hoogte van de mogelijke tegenargumenten en bezwaren. Laat de ander de mogelijkheden en de voordelen van de voorstellen inzien. Creëert draagvlak voor voorstellen die moeilijk liggen. Hanteert verschillende overtuigingsstrategieën
4. Plannen en organiseren
Zet beleidsplannen voor een organisatieonderdeel om in actieplannen met een realistische tijdfasering. Geeft aan wat de belangrijkste momenten zijn waarop besluitvorming dient plaats te vinden. Zet veranderingsprocessen op hoofdlijnen uit, werkt daarbij met globale tijdfaseringen
5. Resultaatgericht
Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort. Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen gericht op het bereiken van de doelstellingen. Communiceert op regelmatige basis met alle betrokkenen over de stand van zaken. Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen wanneer dit nodig blijkt
De kandidaat wordt tijdens het gesprek op deze competenties beoordeeld.
Weging: 25 %

Hoe helderder bovenstaande in je CV staat, hoe groter je kansen om door de eerste, papieren selectie te komen! Vergeet de motivatie niet!

VOG:
Voor het werken bij de overheid is een VOG een vereiste.

ZZP mogelijkheden

Als zzp-er / freelancer aan de slag? We helpen je graag: zzp-ers zijn van harte welkom bij Mast Nederland. Hou rekening met de tariefrange en dat onze opdrachtgever het uurtarief mee weegt in de beoordeling. Ben je benieuwd welke berekening hiervoor gehanteerd wordt, laat het gerust weten!

Je offerte is all-in
Wij vragen je om in je offerte een all-in uur tarief te offreren. Dit betekent inclusief ALLE kosten. Het tarief dat we afspreken is ook echt voor jou! De overeengekomen uurtarieven staan vast voor de duur van de overeenkomst (inclusief alle verlengingen), zijn in euro’s, omvatten alle belastingen (maar exclusief BTW) en betreffen de overeengekomen prestatie, alsmede alle overige kosten, zoals die van training of inwerking van personeel, overuren / avond- en weekendwerkzaamheden, reis- en verblijf- en voorrijkosten, kosten voor apparatuur / hulpmiddelen en administratiekosten.
Vanzelfsprekend ben je ingeschreven met je organisatie bij de KVK en ben je afdoende verzekerd om deze opdracht uit te kunnen voeren.

LET OP HET VOLGENDE:
1. Omdat de voertaal bij deze klant Nederlands is, dienen je CV en je motivatiebrief opgesteld zijn in de Nederlandse taal (tenzij expliciet anders aangegeven). Niet-Nederlandstalige documenten worden door de opdrachtgever niet beoordeeld en leiden hierdoor tot een afwijzing. Bij een afwijzing door het ingediend hebben van niet-Nederlandstalige documenten krijg je geen bericht.
2. Laat je maar door 1 bureau voorstellen. Dit voorkomt uitsluiting van de procedure door de opdrachtgever.
3. Wij werken rechtstreeks met zzp collega’s samen. Om te voorkomen dat de keten onnodig lang wordt, werken wij niet samen met andere bemiddelaars. Met je inschrijving verklaar je als zzp collega via Mast Nederland aan de slag te willen gaan en niet gebonden te zijn aan een ander bureau of organisatie. Na je inschrijving zullen wij rechtstreeks contact met de ingeschreven kandidaat opnemen.

https://mastnederland.nl/vacatures/