Opdracht

Inkoopadviseur - 28 / 36 uren per week - gemeente Utrecht - 05+ maanden - interim

De opdrachtgever

Voor de gemeente Utrecht zoekt Mast Nederland een interim Inkoopadviseur. Reageren op deze vacature kan tot zondag 09 februari 2025 om 15:00 uur.

freelance / interim opdracht met de volgende kenmerken:
Standplaats Utrecht
Startdatum z.s.m
Einddatum 5 maanden na startdatum
Optie tot verlenging Ja, tegen het einde van de initiële looptijd te bepalen en mits passend binnen de wet DBA
Aantal uur per week 28-36

Als interim topper aan de slag via Mast Nederland? Welkom! Jij bepaalt je eigen tarief, de tariefrange voor deze opdracht is: € 82,50 – € 110,= bruto per uur, inclusief ALLE kosten, exclusief BTW, dat geldt voor de gehele opdrachtduur inclusief eventuele verlengingen. De opdrachtgever weegt het tarief nadrukkelijk wel mee in de beoordeling.

De reden van inhuur voor deze opdracht: De inhuur is nodig vanwege de benodigde specifieke expertise op het gebied van de uitvoering van deze opdracht. Deze expertise is intern niet aanwezig bij de opdrachtgever.

Functiebeschrijving

Utrecht heeft jou nodig!
De Gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor circa € 750 miljoen in. We kopen diverse zaken in binnen onze gemeente. Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als Inkoopadviseur heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen. In deze functie weet je een verbindende factor te zijn om de vragen en projecten uit te praktijk om te zetten naar aanbestedingen.

Als inkoopadviseur begeleid je zelfstandig inkooptrajecten. In deze functie bestaat dit voornamelijk uit Europese aanbestedingen. Het kunnen verschillende Europese aanbesteding zijn, waaronder aanbestedingen met ICT affiniteit. Je werkt samen in een verwervingsteam van specialisten om de doelstelling van de aanbesteding te behalen. Door goed te luisteren naar de behoefte van de Opdrachtgever weet je feilloos de juiste procedure te koppelen. Je maakt hierbij gebruik van de beschikbare tools en templates om aanbestedingen doelmatig, met een hoge kwaliteit, adequaat en tijdig te kunnen doorlopen.

Je maakt onderdeel uit van het team Aanbesteding van ongeveer 12 fte groot waar je met collega Inkoopadviseurs kan je sparren over aanbestedingsvraagstukken. Daarnaast bestaat de inkooporganisatie van de Gemeente Utrecht uit 50/60 collega’s waar je in de dagelijkse praktijk regelmatig mee samenwerkt. Regelmatig deel je ervaringen met je collega’s tijdens structurele overleggen want leren van elkaar staat bij ons voorop. Zo zoeken we samen naar inkoopinnovaties en het verbeteren van processen. Omdat het belangrijk is om een goede verbinding te hebben met het team, de verwervingsteams en de inkooporganisatie is het belangrijk dat je zo veel mogelijk aanwezig bent op het kantoor van de gemeente Utrecht.

Opdrachtomschrijving
Als Inkoopadviseur houd je je bezig met:
1. Een aantal lopende of in voorbereiding zijnde aanbestedingen van de vertrekkende collega overnemen.
2. Realiseren van het gemeentelijk inkoopbeleid door zelfstandig (Europese) inkooptrajecten ten uitvoer te brengen ten behoeve van de verschillende categorie(ën)/ specialisme(n).
3. Fungeren als verbindende schakel tussen inkoop, decentrale inkopers/ Inkoper Specials/contractmanagement/ betrokken medewerkers en je bewaakt het inkoopproces.
4. Ondersteunen van de verschillende organisatieonderdelen bij inkoopvragen en het vervangen van collega inkopers bij ziekte of andere omstandigheden. Verantwoordelijk voor het proces van de totstandkoming van de aanbestedingsaanpak. Vanuit je rol ben je instaat dit zelfstandig uit te voeren.
5. Leveren van gevraagd en ongevraagd advies en je bent daarbij in staat procesmatig een voortrekkersrol te vervullen.
6. Zelfstandig uitvoeren van en/of ondersteunen bij aanbestedingstrajecten door middel van:
o Vakinhoudelijke expertise toe te passen op het gebied van (complexe) Europese aanbestedingstrajecten en inkoop categorieën.
o Ontwikkelen van aanbestedingsadvies ten behoeve van marktbenadering en aanbesteding strategie aan opdrachtgevers c.q. procesbegeleiders.
o Aandragen van integrale oplossingen waarin de politieke, interne en externe belangen samenkomen.
o Projectmatig uitvoeren van de werkzaamheden.
o Signaleren van ontwikkelingen en/of problemen binnen de aanbestedingsregels en inkoop categorieën.
o Rapporteren en archiveren.
o Uitbrengen van advies, zowel mondeling als schriftelijk.
o Delen van de opgedane kennis met de inkooporganisatie.
o Samenwerken op operationeel en tactisch niveau met (directe) collega’s.
7. Deelnemen aan relevante inkoop en contractmanagement overleggen binnen de gemeentelijke inkooporganisatie

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als een aantal Europese aanbestedingen zijn volbracht.

Kandidaatomschrijving - Functietaken

Jij hebt/bent:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
  
• Minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij je tenminste 5 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid.
  
• Minimaal 3 jaar inkoopervaring en bent aantoonbaar in staat zelfstandig op tactisch niveau te acteren.
  
• Ervaring met het werken in Tendernet.
  
• Ervaring in een politiek bestuurlijke omgeving bij voorkeur bij een gemeente.
  
• Ruime ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken. Je kunt uit eigen beweging zaken aanpakken, voorstellen en/of proactief reageren.
  
• Inkoopkennis op minimaal Conducto Inkoop & Aanbesteden/ Nevi 1 (of gelijkwaardig) conducto Aanbesteden voor Gevorderde/ Nevi 2 (of gelijkwaardig) is een pre.
  

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Een proactieve houding, bent integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen.
  
• Je bent omgevingssensitief en hebt gevoel voor het werken in een politiek omgeving. We vinden het belangrijk dat je in staat bent om een breed draagvlak voor je advies en een Europese aanbesteding van A tot Z weet te begeleiden met kennis van zaken. Daarnaast kun je de vakinhoud creatief vertalen naar passende oplossingen voor de organisatie.
  

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland op 13 februari 2025. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

Functie-eisen

CV eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands opgesteld en maximaal 5 pagina’s A4, tenzij hieronder anders aangegeven.

Toelichting op eisen en wensen: Als je 100% aan de eisen voldoet, zet dat dan ook helder in je CV om afwijzing in de papieren ronde te voorkomen. Voldoe je (op CV) niet aan de eisen, dan zal de opdrachtgever je aanbieding namelijk afwijzen. Met de wensen zijn punten te verdienen om hoger in de ranking te komen. Zorg dat beiden helder in je CV terug te vinden zijn:

Eisen (Knock-Out – Vermeldt dit dus helder in je CV als je voldoet)
Jij herkent jezelf (en voldoet aan het gestelde) in de kandidaatsomschrijving en functiebeschrijving, kan deze opdracht uitvoeren en weet ons hiervan te overtuigen middels je in je CV beschreven ervaringen en opleidingen, aangevuld met je onderbouwing in je motivatiebrief.

Tariefstelling: Een binnen de tariefrange passend (of op genoemde salarisschalen afgestemd) uurtarief.
Vormeisen gemeente Utrecht:
KO: De kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden
KO: Verplichte inhoudelijke motivatiebrief (max 1/2 a4) (geen algemene)
KO: CV is maximaal 3 A4. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op vragen (eisen en wensen, zie hieronder) en wordt door de gemeente Utrecht inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.
KO: referentie: Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee (2) recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:
1. Naam organisatie:
2. Naam contactpersoon:
3. Afdeling en functie contactpersoon:
4. Telefoonnummer contactpersoon:
Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.

Inhoudelijke eisen, die terug te vinden zijn in je CV:
De kandidaat beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau
De kandidaat heeft minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij de kandidaat tenminste 5 Europese aanbesteding zelfstandig heeft begeleid
De kandidaat heeft minimaal 3 jaar zelfstandig inkoopervaring met Europese aanbestedingen

Wensen – Hoe beter je hier aan voldoet, des te hoger je kansen, zorg dus dat als je hieraan voldoet, het in je CV beschreven staat.
Beschrijf in een korte motivatie (max 1 A4) je aanpak van een opdracht van vergelijkbare aard en benoem daarin concreet behaalde resultaten. Ga in op de eisen en wensen.

Scoor jij 100% op de specifieke wensen? Dan maak je meer kans:
Tariefstelling: Een concurrerend uurtarief. Het uurtarief wordt mee gewogen in de beoordeling.
19 punten

Aantal jaren zelfstandige inkoopervaring met Europese aanbestedingen
0 tot 3 jaar (0 Punten)
3 tot 5 jaar (4 Punten)
meer dan 5 jaar (8 Punten)

De kandidaat heeft ervaring met Europese aanbestedingen op ICT gebied
Ja (6 punten)

De kandidaat heeft werkervaring binnen een Gemeente
Ja (5 punten)

Geef aan welk type aanbestedingen de kandidaat heeft gedaan binnen een overheidsorganisatie
13 punten

CV
25 punten

Hoe helderder bovenstaande in je CV staat, hoe groter je kansen om door de eerste, papieren selectie te komen! Vergeet de motivatie niet!

VOG:
Voor het werken bij de overheid is een VOG een vereiste.

Interim mogelijkheden

Als interimmer / freelancer aan de slag? We helpen je graag: interimmers zijn van harte welkom bij Mast Nederland. Hou rekening met de tariefrange en dat onze opdrachtgever het uurtarief mee weegt in de beoordeling. Ben je benieuwd welke berekening hiervoor gehanteerd wordt, laat het gerust weten!

Je offerte is all-in
Wij vragen je om in je offerte een all-in uur tarief te offreren. Dit betekent inclusief ALLE kosten. Het tarief dat we afspreken is ook echt voor jou! De overeengekomen uurtarieven staan vast voor de duur van de overeenkomst (inclusief alle verlengingen), zijn in euro’s, omvatten alle belastingen (maar exclusief BTW) en betreffen de overeengekomen prestatie, alsmede alle overige kosten, zoals die van training of inwerking van personeel, overuren / avond- en weekendwerkzaamheden, reis- en verblijf- en voorrijkosten, kosten voor apparatuur / hulpmiddelen en administratiekosten.

Randvoorwaarden
Vanzelfsprekend ben je ingeschreven met je organisatie bij de KVK en ben je afdoende verzekerd om deze opdracht uit te kunnen voeren. Wees je er van bewust dat alle werkzaamheden conform de Wet DBA uitgevoerd dienen te worden.

LET OP HET VOLGENDE:
1. Omdat de voertaal bij deze klant Nederlands is, dienen je CV en je motivatiebrief opgesteld zijn in de Nederlandse taal (tenzij expliciet anders aangegeven). Niet-Nederlandstalige documenten worden door de opdrachtgever niet beoordeeld en leiden hierdoor tot een afwijzing. Bij een afwijzing door het ingediend hebben van niet-Nederlandstalige documenten krijg je geen bericht.
2. Laat je maar door 1 bureau voorstellen. Dit voorkomt uitsluiting van de procedure door de opdrachtgever.
3. Wij werken rechtstreeks met interim collega’s samen. Om te voorkomen dat de keten onnodig lang wordt, werken wij niet samen met andere bemiddelaars, inschrijven als bemiddelaar heeft daarom geen zin (je ontvangt geen reactie). Met je inschrijving verklaar je als interim collega via Mast Nederland aan de slag te willen gaan en niet gebonden te zijn aan een ander bureau of organisatie.

https://mastnederland.nl/vacatures/