Vacature

Adviseur Adequate Informatiehuishouding - 32 uren per week - Start 01-01-2025 - gemeente Amstelveen - 12 maanden - ZZP

De opdrachtgever

Voor de gemeente Amstelveen zoekt Mast Nederland een zzp Adviseur Adequate Informatiehuishouding. Reageren op deze vacature kan tot zondag 01 december 2024 om 15:00 uur.

freelance / zzp / interim opdracht met de volgende kenmerken:
Van 1-1-2025 t/m 1-1-2026 | Optie verlenging: 3 x 12 maanden | Standplaats: Amstelveen (niet locatie gebonden) |
Automatisering/ICT/GEO Gis | Uren: 32 per week | Als zzp topper aan de slag via Mast Nederland? Welkom! De tariefrange voor deze opdracht is: € 62,50 – € 90,= bruto per uur, inclusief ALLE kosten, exclusief BTW, dat geldt voor de gehele opdracht duur inclusief eventuele verlengingen. De opdrachtgever weegt het tarief nadrukkelijk wel mee in de beoordeling.

De reden van inhuur voor deze opdracht: De inhuur is nodig vanwege de specifieke expertise op het gebied van de operationele uitvoering van bovenstaande opdracht. Deze expertise is intern niet aanwezig bij de opdrachtgever.

Functiebeschrijving

In 2023 hebben de archiefinspecties van de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen een uitgebreide inspectie gedaan op het archief- en informatiebeheer.
In het inspectierapport zijn een aantal concrete aanbevelingen gedaan. De gemeenten hebben zich tot doel gesteld die aanbevelingen in 2025 opgevolgd te hebben.

In 2024 is een projectorganisatie opgericht en zijn de voorbereidingen getroffen om de aanbevelingen projectmatig aan te pakken. Met enkele projecten is een start gemaakt, enkele verkeren nog in de beginfase.

In 2025 moeten alle projecten ten uitvoer gebracht worden en moet aan alle aanbevelingen voldaan zijn.
Door de afhankelijkheid van multidisciplinaire projecten zullen er meerdere deelprojecten gedurende projectlooptijd ontstaan. Met mogelijke uitloop in 2026.

Kandidaatomschrijving - Functietaken

Projectdoelstelling:
Archief- en informatiebeheer dat voldoet aan de eisen die de archiefinspecties stellen die voortvloeien uit vigerende wet- en regelgeving.

Taken en verantwoordelijkheden:
Door de niet aanwezige kennis en expertise in de organisatie brengt de ervaren adviseur adequate informatiehuishouding kennis mee en is materie expert voor de volgende onderdelen van het eindproduct / projectresultaat, die staat uit:

• Het opstellen kwaliteitsmanagementsysteem op;
  
• Het opstellen van beleid op basis van de aanbevelingen van de archiefinspectie;
  
• Het opstellen van een informatiebeheerplan;
  
• Implementatie M365 in het bijzonder in relatie tot archiefbeheer en e-mailarchivering (Capstone methodiek).
  

Kennisborging
Je neemt de junior adviseurs mee in de uitvoering van het project, en draagt kennis aan hen over, zodat die in staat zullen zijn om de kwaliteit van de informatiehuishouding op peil te houden

Deze opdracht loopt tot 31 december 2025 en er is een mogelijkheid tot verlenging. De verlenging is afhankelijk van de duur van de projectplanning en de oplevering van de producten.

Kandidaatomschrijving
Je hebt een afgeronde HBO of WO opleiding op het vlak van (documentair) informatiemanagement, recordmanagement (LRM) en/of archivistiek.
Je hebt minimaal 10 jaar ervaring op het gebeid van informatiebeheer bij lokale overheden, opgedaan in de laatste 15 jaar.
Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als Adviseur IV binnen een overheidsorganisatie bij een 100.000+ gemeente in de afgelopen 5 jaar. 
Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met NEN/ISO 2082, 16175, 23081 (MDTO) en weet de vertaalslag te maken om dit in de praktijk te brengen, zoals koppelen en toetsen van informatie-/archiefsystemen conform de eisen.
Je hebt ervaring met digitaliseringsprojecten.
Je hebt theoretische en praktische kennis van het werken met en het inrichten van Document-/ Records Management Systemen en Zaaksystemen.
Je hebt kennis van archiefwet- en regelgeving.
Je volgt de ontwikkelingen op je vakgebied.
Je hebt ervaring met de implementatie van M365, in het bijzonder in relatie tot archiefbeheer en e-mailarchivering (Capstone methodiek)
Je bent een stevige adviseur, met een goed oog voor verhoudingen en verantwoordelijkheden.
Je kunt bij vraagstukken goed boven de materie uitstijgen en pragmatisch bijdragen aan structurele verbeteringen.
Je bent in staat goed doordachte, bondige adviezen te schrijven die kunnen rekenen op een breed draagvlak onder vakgenoten, IV-collega’s en de business.
Je bewijst je meerwaarde door zorg te dragen dat jouw adviezen ook werkelijk tot resultaten leiden.

Interviewplanning: De top 3 van kandidaten wordt door de gemeente Amstelveen uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken worden gevoerd op woensdagmiddag 4 december 2024 tussen 13:00-16:00. De gesprekken zullen online plaatsvinden. De kandidaat dient op deze datum en tijdsblok beschikbaar te zijn.

Functie-eisen

CV eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands opgesteld en maximaal 5 pagina’s A4, tenzij hieronder anders aangegeven.

Toelichting op eisen en wensen: Als je 100% aan de eisen voldoet, zet dat dan ook helder in je CV om afwijzing in de papieren ronde te voorkomen. Voldoe je (op CV) niet aan de eisen, dan zal de opdrachtgever je aanbieding namelijk afwijzen. Met de wensen zijn punten te verdienen om hoger in de ranking te komen. Zorg ook hier dat deze helder in je CV terug te vinden zijn:

Eisen (Knock-Out – Vermeldt dit dus helder in je CV als je voldoet)
Jij herkent jezelf (en voldoet aan het gestelde) in de kandidaatsomschrijving en functiebeschrijving, kan deze opdracht uitvoeren en weet ons hiervan te overtuigen middels je in je CV beschreven ervaringen en opleidingen, aangevuld met je onderbouwing in je motivatiebrief.

Tariefstelling: Een binnen de tariefrange passend (of op genoemde salarisschalen afgestemd) uurtarief.
Op CV aantoonbaar minimaal afgeronde HBO/WO opleiding.
Je beschikt over werkervaring als Adviseur Digitale IV binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar
Kennis van en ervaring met het opstellen van een verplicht metagegevensschema op basis van het MDTO

Wensen – Hoe beter je hier aan voldoet, des te hoger je kansen, zorg dus dat als je hieraan voldoet, het in je CV beschreven staat.
Beschrijf in een korte motivatie (max 1 A4) je aanpak van een opdracht van vergelijkbare aard en benoem daarin concreet behaalde resultaten. Ga in op de eisen en wensen.

Scoor jij 100% op de specifieke wensen? Dan maak je meer kans:
Tariefstelling: Een concurrerend uurtarief. Het uurtarief wordt mee gewogen in de beoordeling.
Weging prijsdeel: 25 %

Opleiding
Op CV aantoonbaar een afgeronde HBO/WO opleiding informatiemanagement, recordmanagement (LRM) en/of archivistiek
Weging: 5 %

Werkervaring
Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als Adviseur DIV binnen een 100.000+ gemeente in de afgelopen 7 jaar.
Weging: 15 %

Werkervaring
Op cv aantoonbaar ervaring met Rodin- en kido-toetsen.
Weging: 10 %

Werkervaring
Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met NEN/ISO 2082, 16175, 23081 (TMLO/MDTO) en weet de vertaalslag te maken om dit in de praktijk te brengen, zoals koppelen en toetsen van informatie-/archiefsystemen conform de eisen in de afgelopen 5 jaar. Hoe en waar heb je dit toegepast?
Weging: 20 %

Interview
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Het interview wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
Resultaten/praktijkvoorbeelden vanuit vorige werkzaamheden.
Competenties voor deze uitvraag.
In hoeverre de kandidaat overtuigt de opdracht succesvol af te ronden.
Weging: 25 %

De volgende competenties worden gevraagd (tip: Neem mee in je CV/motivatiebrief) en getoetst in het gesprek:
Flexibel
Oplossingsgericht
Klantvriendelijk
Doelgericht
Organisatiesensitief
In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert. Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.

Hoe helderder bovenstaande in je CV staat, hoe groter je kansen om door de eerste, papieren selectie te komen! Vergeet de motivatie niet!

VOG:
Voor het werken bij de overheid is een VOG een vereiste.

ZZP mogelijkheden

Als zzp-er / freelancer aan de slag? We helpen je graag: zzp-ers zijn van harte welkom bij Mast Nederland. Hou rekening met de tariefrange en dat onze opdrachtgever het uurtarief mee weegt in de beoordeling. Ben je benieuwd welke berekening hiervoor gehanteerd wordt, laat het gerust weten!

Je offerte is all-in
Wij vragen je om in je offerte een all-in uur tarief te offreren. Dit betekent inclusief ALLE kosten. Het tarief dat we afspreken is ook echt voor jou! De overeengekomen uurtarieven staan vast voor de duur van de overeenkomst (inclusief alle verlengingen), zijn in euro’s, omvatten alle belastingen (maar exclusief BTW) en betreffen de overeengekomen prestatie, alsmede alle overige kosten, zoals die van training of inwerking van personeel, overuren / avond- en weekendwerkzaamheden, reis- en verblijf- en voorrijkosten, kosten voor apparatuur / hulpmiddelen en administratiekosten.
Vanzelfsprekend ben je ingeschreven met je organisatie bij de KVK en ben je afdoende verzekerd om deze opdracht uit te kunnen voeren.

LET OP HET VOLGENDE:
1. Omdat de voertaal bij deze klant Nederlands is, dienen je CV en je motivatiebrief opgesteld zijn in de Nederlandse taal (tenzij expliciet anders aangegeven). Niet-Nederlandstalige documenten worden door de opdrachtgever niet beoordeeld en leiden hierdoor tot een afwijzing. Bij een afwijzing door het ingediend hebben van niet-Nederlandstalige documenten krijg je geen bericht.
2. Laat je maar door 1 bureau voorstellen. Dit voorkomt uitsluiting van de procedure door de opdrachtgever.
3. Wij werken rechtstreeks met zzp collega’s samen. Om te voorkomen dat de keten onnodig lang wordt, werken wij niet samen met andere bemiddelaars. Met je inschrijving verklaar je als zzp collega via Mast Nederland aan de slag te willen gaan en niet gebonden te zijn aan een ander bureau of organisatie. Na je inschrijving zullen wij rechtstreeks contact met de ingeschreven kandidaat opnemen.

https://mastnederland.nl/vacatures/